De aanschaffingskosten van investeringen worden niet in het jaar van aanschaf ineens ten laste van de winst gebracht maar worden verdeeld over de levensduur als kosten geboekt. Dat wordt afschrijven genoemd.
Een voorbeeld:
De aanschaf van een machine die vijf jaar meegaat, en € 4.000 kost wordt weliswaar in de boekhouding van het jaar van aanschaf voor het volle bedrag geboekt maar de aanschaffingskosten worden vervolgens verdeeld over vijf jaar. De kosten die ten laste van de winst worden gebracht zijn € 800 per jaar. Niet dus: € 3.600 kosten in het jaar van aanschaf. De belastingwetgeving schrijft voor dat je roerende goederen afschrijft in minimaal vijf jaar. Stel nu dat je een computer aanschaft, waarvan je weet dat je hem na drie jaar aan de kant zet om weer een bij de tijdse computer te kopen. Stel, hij kost € 1.200. De jaarlijkse afschrijving zou dan in drie jaar, drie keer € 400 moeten zijn. Omdat de fiscale wetgeving voorschrijft dat je in minimaal vijf jaar moet afschrijven, bedraagt de fiscale afschrijving vijf jaar, vijf keer € 240.
Afschrijven naar tijdsgelang
Als in de loop van een jaar geïnvesteerd wordt zal in dat jaar maar een gedeelte worden afgeschreven, naar rato van het aantal maanden van het gebruik. Stel dat op 1 mei 2010 is geïnvesteerd in een machine van € 3.000 die vijf jaar meegaat, dan is de afschrijving in 2018 € 400; in 2019 € 600; in 2020 € 600, in 2021 € 600; in 2022 € 600 en in 2023 € 200.
Boekwaarde
Na afschrijving daalt de waarde waarvoor de investering op de balans wordt opgenomen. Na verloop van de levensduur wordt deze waarde, de boekwaarde genaamd, € 0. Als je uitgaat van het vorige voorbeeld wordt de boekwaarde op de balans van 31 december 2018 € 2.600; op 31 december 2019 € 2.000; op 31 december 2020 € 1.400; op 31 december 2021 € 800; op 31 december 2022 € 200 en op 31 december 2023 € 200 Op 31 december 2024 bedraagt de boekwaarde € 0.
Restwaarde
In de vorige voorbeelden is de uiteindelijke boekwaarde op € 0 gesteld. Eigenlijk moet worden uitgegaan van een geschatte levensduur waarna een geschatte restwaarde overblijft. Stel, er wordt een machine gekocht voor € 6.000 die na 5 jaar zal worden afgestoten. De opbrengst of restwaarde op dat moment wordt nu geschat op € 500. Er moet dan een kostenpost van € 5.500 worden verdeeld over vijf jaren. De jaarlijkse afschrijvingskosten bedragen € 1.100.
Grenzen aan afschrijving
Bovenop de hiervoor genoemde voorwaarden zijn er grenzen aan de wijze van afschrijven. De eerste aanvulling is dat je een bestendige gedragslijn hanteert. Een eenmaal vastgesteld percentage afschrijving kan niet zo maar worden gewijzigd; je gaat er mee door totdat de restwaarde is bereikt of totdat het bedrijfsmiddel niet meer wordt gebruikt.
De tweede regel is dat de betrekkelijke vrijheid die je hebt bij het bepalen van de afschrijvingstermijn beperkt is. De jaarlijkse afschrijvingskosten die ten laste van de fiscale winst gebracht mogen worden, zijn: Roerende goederen: maximaal 20% van de aanschaffingswaarde. Onroerend goed dat in het bedrijf gebruikt wordt: tot 50% van de WOZ-waarde mag worden afgeschreven. Onroerend goed ten behoeve van een belegging: tot 100% van de WOZ-waarde mag worden afgeschreven. Goodwill: maximaal 10% van de aanschaffingsprijs.
Het gevolg van deze grenzen kan in de praktijk wat ingewikkeld uitpakken. Stel dat je computers hebt aangeschaft. Je weet nu al dat ze na drie jaar aan de kant gaan en vervangen worden. Je mag dan toch maar 20% per jaar afschrijven. Na drie jaar gaan ze naar de sloop en je koopt nieuwe computers. Van de oude computers wordt dan resterende boekwaarde afgeboekt tot € 0. De afschrijving die je in de eerste drie jaren feitelijk te weinig hebt geboekt, komt als kostenpost in dat derde jaar terecht.
Willekeurige afschrijving
Op al deze vrij vaste uitgangspunten mogen startende zelfstandigen een afwijking toepassen: de willekeurige afschrijving. Kort gezegd mogen startende ondernemers zelf hun afschrijvingspercentages vaststellen, in afwijking van de hierboven gegeven vaste regels. Daardoor is het mogelijk om net zó veel of net zó weinig af te schrijven dat je in dat jaar net géén inkomstenbelasting hoeft te betalen.