Urenverantwoording

Uren werk

Om te kunnen voldoen aan het criterium dat je voldoende uren in je praktijk hebt besteed, is een goede urenadministratie bijna onontkoombaar. Zo'n urenadministratie kan er uit bestaan dat je iedere dag een eenvoudig overzichtje maakt van de uren die je hebt besteed aan productie, ontwikkeling, reistijd, administratie, deskundigheidsbevordering, acquisitie. Het aannemelijk maken van je uren is n.l. een wezenlijke voorwaarde voor het mogen toepassen van de ondernemersaftrekposten. De zelfstandigenaftrek en startersaftrek die we elders beschrijven horen daartoe. Ook voor het mogen toepassen van de fiscale oudedagsreserve, die we hier verder niet behandelen, is het voldoen aan het urencriterium een voorwaarde. 


De vorm van de urenadministratie 

De urenverantwoording mag een zeer goed bijgehouden agenda zijn. Je mag er ook een apart overzicht van maken. Belangrijk in beide gevallen is dat de informatie daarin enigszins toetsbaar is. Bij voorbeeld: stel dat je in je urenverantwoording hebt opgenomen dat je 4 keer een dag lang naar een mogelijke opdrachtgever bent geweest in Amsterdam. Dan kan dat getoetst worden aan bijvoorbeeld treinkaartjes, of aan je kilometeradministratie. Of aan correspondentie over die opdracht. Of aan de factuur die je daarvoor stuurt. 


Welke uren tellen mee? 

Het gaat natuurlijk om de uren die dienstbaar zijn aan de zelfstandige praktijk. Dat lijkt simpel. In de praktijk blijkt toch dat daarover verschil van mening kan ontstaan, vooral omdat de belastingdienst daarover soms nogal benepen doet. Het gaat niet alleen om 'productieve' tijd, maar ook om 'improductieve' tijd. Want ook niet productief zijn hoort bij je werk. Niet productief zijn kan betekenen: opruimen, nadenken, archiveren, schoonmaken, vakstudie, parkeerruimte zoeken, een beurs bezoeken, nodeloos wachten et cetera. Wanneer je aan een opdracht 90 uur hebt besteed, en je vindt dat je daarvan slechts 70 uur kan doorberekenen, omdat je 20 uur hebt besteed aan uitproberen, uitzoeken en prutsen waar je klant niet om heeft gevraagd, dan zijn die 20 uur wel degelijk ondernemingstijd. Reistijd hoort ook bij het zelfstandig zijn. In de file staan, of op de trein wachten hoort daar eveneens bij. Een half uur te vroeg komen om geen risico te lopen dat je te laat bent is volstrekt normaal. En wanneer je tussen twee afspraken tijd over hebt en een kop koffie gaat drinken is dat tijd die besteed is in het kader van je onderneming. Ook de tijd voor zelfstudie en voor het maken van promotiemateriaal is ondernemingstijd. Een portfolio opbouwen opdat je je prestaties kunt laten zien hoort juist bij uitstek bij het ondernemen. Dat je er niet direct opbrengsten mee behaalt mag geen argument zijn voor de belastingdienst om te stellen dat je niet aan het urencriterium voldoet. 


Wat telt niet mee? 

Blijf reëel en verzin geen onzin. Over je beroep nadenken terwijl je onder de douche staat hoort niet in je urenverantwoording thuis. Borrelen met collega's na een bespreking kun je misschien beschouwen als beroepstijd, maar overdrijf dat niet. Je urenverantwoording kan getoetst worden op realiteitszin. Je hoeft niets te bewijzen, maar wel je uren aannemelijk te maken. Hoe meer twijfelachtige beroepstijd je opneemt in je verantwoording, des te meer je het wantrouwen zaait en oogst. Een bezwaar- en beroepsprocedure kun je beter voorkomen dan moeten voeren. 


Ziekte

Wanneer je ziek of arbeidsongeschikt bent is het moeilijk om die 1.225 uren te halen. Je loopt dan de kans dat je, terwijl je het toch al moeilijk hebt omdat je je minder inkomen geniet dan wanneer je gezond zou zijn geweest, de ondernemersaftrek verliest. In enkele gevallen heeft de wetgever daarvoor een verzachtende oplossing:

  • Wanneer je zwanger bent. Je mag dan je gebruikelijke werktijd laten gelden in de periode dat je door zwangerschap niet hebt kunnen werken.
  • Wanneer je startend ondernemer bent en arbeidsongeschikt, en daarvoor een uitkering ontvangt. In dat geval krijg je een gedurende drie jaren startersaftrek wanneer je minimaal 800 uren per jaar in de onderneming hebt gewerkt. 

Dit zijn maar enkele gevallen. Wanneer je gewoon arbeidsongeschikt bent is er geen verzachting. De eis van 1.225 uren besteed in de onderneming blijft onverkort gehandhaafd. Kun je er niet aan voldoen, dan vervalt de ondernemersaftrek 


Onbegrip overwinnen 

Dit soort voorbeelden zijn ontleend aan discussies die we in de praktijk hebben gevoerd met de belastingdienst. Daaruit blijkt wel dat de belastingdienst soms alles op alles zet om het aantal uren beneden de 1.225 te krijgen, opdat de zelfstandigenaftrek geweigerd kan worden. Het is onze ervaring dat de neiging om te gaan muiten over het aantal ondernemingsuren toeneemt naarmate je zelfstandig beroep onduidelijker is voor een belastingambtenaar. Het kan voor jou bijvoorbeeld heel vanzelfsprekend zijn dat je drie weken tijd besteed aan het maken van een tekening of schilderij. Maar de ambtenaar die uit onkunde veronderstelt dat je het ook in een middag had kunnen doen, zul je dan toch wat uitleg moeten bieden. Soms toetst de belastingdienst de ondernemingsuren aan de omgerekende beloning per uur. Wanneer je bij een omzet van € 10.000 daaraan 100 directe uren hebt besteed, terwijl je aan de opbouw van je beroep en aan voorbereiden en productontwikkeling 1.300 uren hebt besteed, zou in dat geval je arbeidsbeloning ongeveer € 7 per uur, en daarmee veel te weinig zijn. Zo'n argumentatie wordt gebruikt maar dat mag niet. De belastingdienst mag niet je wijze van ondernemen beoordelen. Dat neemt niet weg dat je bij het verantwoorden van je ondernemingsuren toch overtuigend moet zijn jegens iemand die je beroep mogelijk niet of onvoldoende begrijpt. Vandaar dat we aanraden om je uren goed en dagelijks bij te houden, en liefst daarbij expliciete soorten werk te benoemen. Ondanks deze aandacht hier voor het aantal uren is het goed om te blijven beseffen dat het bij het toepassen van deze fiscale tegemoetkomingen om méér gaat dan alléén het aantal uren. Wanneer je naast je onderneming ook nog een dienstbetrekking hebt Wanneer je niet alleen onderneemt, maar ook nog een baan hebt moet je oppassen, althans wanneer je dienstbetrekking niet een geringe baan is. Bedenk dat: je moet voldoen aan de criteria voor het zelfstandig ondernemerschap je minstens 50% van je totale werktijd en minstens 1.225 uren in het kalenderjaar moet hebben besteed aan het zelfstandig ondernemen je dat aantal uren aannemelijk moet kunnen maken aan de hand van een goede urenadministratie Het probleem bij een onderneming naast een dienstbetrekking kan zijn dat je weliswaar met een aannemelijke administratie kunt laten zien dat je ondernemersuren er méér zijn dan 1.225 in het jaar, maar dat het de vraag is of dat méér dan 50% van de totale werktijd in beslag neemt. Bij de ondernemersuren kun je de uren voor vakkennis en vakoverleg en reistijd opnemen, om aannemelijk te maken dat je boven de 1.225 uren uitkomt. Maar ook voor je dienstbetrekking maak je dat soort uren. Ook al wordt je wekelijks voor 24 uur in loondienst betaald; wanneer je daarvoor 4 maal per week 2 uur heen en terug onderweg bent kom je al gauw op 32 uur. En als voor je dienstbetrekking onbetaald naar een congres gaat, is dat wel tijd die wordt toegevoegd aan je tijdsbesteding in dienstbetrekking. In zo'n geval wordt de volledigheid van je urenadministratie een stuk belangrijker in een mogelijke discussie met de belastingdienst over je recht op zelfstandigenaftrek. Maar bovendien kun je niet veronachtzamen dat je voor je dienstbetrekking óók meer tijd kwijt bent dan je dacht. 

================================================== -->