Beroepskosten

Beroepskosten zijn, simpel gezegd, kosten die voortvloeien uit de uitoefening van je onderneming of beroep. Kosten verlagen je winst uit onderneming. De lagere winst heeft gevolgen voor de heffing van inkomstenbelasting. Je betaalt door het maken van kosten minder belasting dan wanneer je de kosten niet gemaakt zou hebben. Het is dus van groot belang om je kosten goed bij te houden en er voor te zorgen dat ze volledig in de winstberekening en aangifte inkomstenbelasting worden verwerkt. 

Veel kosten maken? 
Is het goed om kosten te maken? Nee, dat is geen doel op zich, en het is in tegenstelling tot wat je op verjaardagsfeestjes vaak hoort, niet fiscaal gunstig. Kosten verlagen weliswaar je winst, en verlagen je belastingschuld, maar het blijven kosten die je altijd nog voor een groot deel zelf draagt. Een voorbeeld: Stel dat je € 1.000 kosten maakt, en je betaalt over je inkomen ongeveer 40% belasting. Je belastingafdracht is dan weliswaar € 400 minder, maar je geeft nog altijd € 1.000 uit. Je wordt dus per saldo € 600 armer. Dat zou niet erg zijn wanneer het zakelijk gezien nodig of zinvol is voor je eigen praktijk is om die kosten te maken. Maar alleen om € 400 belastingaftrek te krijgen zou het volstrekte onzin zijn om € 1.000 kosten te maken. 

Wat is wat?
Voor een goed begrip moeten we onderscheid maken tussen: 1. kosten en uitgaven 2. ondernemingskosten en privé-uitgaven 

1. Kosten en uitgaven 
Beide begrippen lijken op elkaar maar zijn wezenlijk verschillend. Kosten maak je wanneer je verplichtingen aangaat. Wanneer je bij de kantoorboekhandel een bestelling plaatst voor papier en andere materialen maak je kosten; ook wanneer je de factuur die je daarvoor krijgt pas later betaalt. Wanneer je later betaalt, maak je geen kosten, maar doe je een uitgave. Een belangrijk verschil dat in de fiscale winstberekening vaak een grote rol speelt, bij voorbeeld bij de vraag of iets een kostenpost is in het ene jaar of in het andere jaar. Ook voor de omzetbelasting is dit verschil belangrijk. De omzetbelasting die op die kosten drukt mag je terugvragen in de periode waarin je de kosten maakt en de factuur daarvoor ontvangt. Ook al betaal je deze factuur in de volgende periode. Een tweede voorbeeld van het verschil tussen kosten en uitgaven is een investering. Je geeft in dit jaar € 5.000 uit aan een apparaat waarvan je in je praktijk 5 jaar plezier zult hebben. Die uitgave mag dan niet in z'n geheel als kosten worden beschouwd. Je zult de kosten moeten verdelen over de jaren van het gebruik. Simpelweg is hier de uitgave weliswaar € 5.000 maar de kostenpost is € 1.000 per jaar en heet dan afschrijvingskosten. Bij een investering moet je de aanschaffingskosten afschrijven, dus verdelen over de toekomstige jaren van gebruik. De omzetbelasting op de investering is daarentegen direct terugvorderbaar op het moment dat je de factuur voor de investering krijgt. 

Van het maken van kosten wordt je armer. Je vermogen wordt er minder door. Uitgaven waarvan je niet armer wordt zijn geen kosten. Een voorbeeld daarvan is aflossing van een schuld. Door aflossing verandert je vermogen niet, dus is er geen sprake van een kostenpost. Een ander voorbeeld daarvan: je pleegt een verbouwing in je woonhuis om er voor je bedrijf of beroep beter te kunnen werken. De uitgaven daarvoor verlagen weliswaar je vermogen (je bankrekening), maar verhogen vervolgens de waarde van je eigen woning. Per saldo wordt je er niet armer van, dus is er geen sprake van bedrijfskosten die van je bedrijfsopbrengsten mogen worden afgetrokken.  

2. Ondernemingskosten en privé-uitgaven 
Meestal zijn ondernemingskosten goed te onderscheiden van privé-uitgaven. Gewoon gezond verstand zegt je doorgaans wel of iets een kostenpost is, of een privé-aangelegenheid. Maar er zijn gevallen waarin dat niet geheel duidelijk is. Meestal is er dan sprake van gemengd zakelijk en privé-gebruik. Stel, je koopt een printer voor je eigen praktijk, en je laat je kinderen er hun huiswerk op printen, of je drukt er je privé-foto's mee af. Je zult dan een splitsing moeten maken van de aanschafkosten. Het zakelijk gedeelte daarvan, bij voorbeeld 70%, wordt als ondernemingskosten geboekt, en het privé-gedeelte van 30% wordt als privé-uitgaven geboekt. Alleen die 70% verlaagt je inkomen en verlaagt daardoor je inkomstenbelastingschuld. Een soortgelijk voorbeeld: stel, je maakt telefoonkosten van bij voorbeeld maandelijks ongeveer € 200. Daarvan is een deel privé en een deel zakelijk. Je zult dat moeten onderscheiden, maar dat is lastig. Bovendien zal het verschil tussen zakelijk en privé-telefoongebruik ook maandelijks verschillen. Het onderscheid moet je desalniettemin toch maken. En wel naar eer en geweten. Desnoods schattenderwijs. Een goede methode is het om een procentuele verdeling te maken van privé- en zakelijk gebruik. De omzetbelasting op deze 'gemengde' kosten mag niet geheel worden teruggevraagd. Het zelfde percentage dat je voor de winstberekening als privé-aandeel vaststelt, geldt ook voor de niet terugvraagbare omzetbelasting. 

Niet-aftrekbare kosten 
Niet- of beperkt aftrekbare kosten zijn er ook. Hiermee worden niet bedoeld privé-uitgaven. Immers, dat zijn sowieso geen kosten. Het gaat hier om kosten die in beginsel vanuit hun beroepsmatige aard aftrekbaar zouden zijn, maar op grond van de wet op de inkomstenbelasting in aftrek beperkt zijn of zelfs uitgesloten. Hieraan ligt een politieke doelstelling ten grondslag, die er op neer komt dat de overheid via belastingheffing bepaalde exceptionele kosten niet wil meefinancieren. Niet aftrekbaar zijn bij voorbeeld: 

• standsuitgaven (duurdoenerij, plezierjacht en plezierjachten, geldingsdrang en feesten)
• geldboeten
• kosten voortvloeiend uit misdrijven (wapens, inkoopkosten van drugs, steekpenningen, agressieve dieren)
• kleding (tenzij het echte beroepskleding is, en dat is het niet zo gauw)
• persoonlijke verzorging (tenzij je artiest bent, en dan nog onder vrij strenge voorwaarden)
• kosten van werkruimte in de eigendomswoning, tenzij er bijzondere omstandigheden zijn. 

Beperkt aftrekbare kosten
Beperkt aftrekbaar zijn bij voorbeeld:  

• kosten van eten en drinken en relatiegeschenken congressen en seminars en studiereizen (deze twee kostensoorten zijn aftrekbaar na vermindering met 20% daarvan, of met samen maximaal € 4.800) 
  verhuiskosten van een ondernemer, wanneer de verhuizing om zakelijke redenen gebeurt; de kostenaftrek is dan het bedrag van de werkelijke kosten van overbrenging van de boedel plus € 7.750 
  kosten gemaakt met een privé-auto of privémotor of privéfiets; de kostenaftrek is maximaal € 0,19 per kilometer 
  Deze opsommingen zijn sterk vereenvoudigd, en beperkt tot de meest voorkomende gevallen.  

Het terugvragen van omzetbelasting op niet- of beperkt aftrekbare kosten 
Het terugvragen van omzetbelasting loopt in deze gevallen niet parallel met de aftrekbaarheid van de kosten. In beginsel is de omzetbelasting terugvraagbaar, ook wanneer de kosten van winstaftrek zijn uitgesloten of beperkt. Maar de omzetbelasting op privé-uitgaven mag nooit worden teruggevraagd. Dat geldt bijvoorbeeld voor de kosten van eten en drinken die een gewone maaltijd thuis vervangen. Eten en drinken onderweg in je uppie, in de trein of op het asfalt, of ergens in de binnenstad wordt voor de omzetbelasting gezien als consumptief; de omzetbelasting mag niet worden teruggevraagd. De omzetbelasting op kosten van eten en drinken is in zijn geheel niet terugvraagbaar, wanneer de vertering ter plaatse wordt gebruikt in een horeca-onderneming, óók wanneer dat eten en drinken om zakelijke redenen gebeurt. Daaruit volgt dat je, wanneer je een maaltijd of brood en kaas haalt, die meeneemt naar je werk en daar gezamenlijk met een klant of opdrachtgever consumeert, je de omzetbelasting wèl mag terugvragen. Wanneer je echter een cateraar inhuurt om op je bedrijf een maaltijd of drinkgelag te verzorgen, voor bijvoorbeeld een opening of expositie, mag je de omzetbelasting weer niet terugvragen. Want, dat is 'ter plaatse' nuttigen van het eten en drinken. Wanneer de omzetbelasting niet mag worden teruggevraagd, is de kostenpost het bedrag inclusief btw. 

Bijzondere kostensoorten 
Voor sommige kostensoorten gelden bijzondere regels die erg veel uitleg vergen. Daarvoor hebben we aparte hoofdstukken ingericht om er uitgebreid op in te kunnen gaan.