Kostenvergoedingen

Soms wordt een bedrag expliciet aangemerkt als vergoeding voor onkosten. Bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding. Dergelijke vergoedingen worden voor de inkomstenbelasting altijd als inkomsten verwerkt. Of een kostenvergoeding belast is met omzetbelasting hangt af van de aard van de prestatie waarvoor de vergoeding wordt verkregen. Krijg je een kostenvergoeding bij de verkoop van je werk, dan is die net zo belast als dat werk zelf. Lastig is dat in de praktijk vaak niet over omzetbelasting wordt gesproken bij een kostenvergoedingen. Er bestaat gevaar dat je er achteraf toch mee te maken krijgt. Het woord kostenvergoeding op zich zegt niets. Als het een vergoeding is voor een tegenprestatie is de vergoeding gewoon belast, hoe je hem ook noemt. Zorg dan dat de vergoeding zo hoog is dat je er omzetbelasting van kunt afdragen, zonder dat je er bij inschiet. Neem dan ofwel de kosten in de begroting op inclusief de daarop drukkende omzetbelasting, of stuur een factuur met berekening van omzetbelasting over het totaal van die kosten. 

Facturering over honorarium en kosten 
Stel, je hebt opdracht voor een muurschildering. Je hebt met de opdrachtgever afgesproken dat je daarvoor € 2.000 honorarium exclusief omzetbelasting krijgt, plus materiaalkosten, plus reiskosten. Stel dat die materiaalkosten € 230 bedragen en je reiskosten € 190. Je factuur moet dan als volgt opgemaakt worden: 

Factuur . 

Honorarium 2.000 

Materiaalkosten 230 

Reiskosten 190

Totaal exclusief btw 2.420 

Omzetbelasting 21% 508

Totaal te betalen 2.928 

Kosten buiten de omzetbelasting laten? 
Soms zie je dat alleen over het honorarium omzetbelasting wordt gefactureerd en over de in rekening gebrachte kosten niet. Dat mag alleen in uitzonderingsgevallen waarin het gaat om voorgeschoten kosten. Het mag dan alleen gaan om kosten die de opdrachtgever had moeten maken, maar zijn voorgeschoten door de opdrachtnemer. Dat kunnen bij voorbeeld hotelkosten zijn wanneer je hebt moeten overnachten. Het mag echter nooit gaan om kosten die voortvloeien uit de inhoud van je opdracht zelf. De bovenstaande factuur zou er als volgt uit kunnen zien, gesteld dat je bijvoorbeeld € 200 extra transportkosten hebt moeten voorschieten die voor rekening van de opdrachtgever hadden moeten komen: 

Factuur

Honorarium 2.000 

Materiaalkosten 230 

Reiskosten 190

Totaal exclusief btw 2.420 

Omzetbelasting 21% 508

Subtotaal inclusief btw 2.928 

Voor u voorgeschoten kosten 200

Totaal te betalen 3.128