Criteria voor de tijd en inkomen die verbonden zijn met de werkruimte

Wanneer je de kosten van je werkruimte in de eigen woning wilt aftrekken, is vereist dat je minstens 70% van je totale inkomsten uit arbeid verwerft in of vanuit die werkruimte hebt verworven en minstens 30% van je totale werktijd in de werkruimte hebt besteed.

Minstens 70% van je totale arbeidsinkomsten?

De arbeidsinkomsten zijn de inkomsten uit loon, onderneming, resultaat uit werkzaamheden, en uitkeringen. Daarvan moet 70% worden verworven in of vanuit de werkruimte. 

Wanneer je alléén winst uit onderneming geniet, heb je hier niet zo'n probleem. Wanneer je echter naast de winst uit onderneming ook loon uit dienstbetrekking geniet of een uitkering of inkomsten uit andere werkzaamheden, kan het voorkomen dat je de grens van 70% niet bereikt. Stel dat je een loon geniet van € 10.000 en een winst uit onderneming van € 20.000. Je totale arbeidsinkomsten zijn dan € 30.000. De winst uit onderneming, die je in of vanuit de werkruimte verwerft, is in dit voorbeeld minder dan 70%. Je voldoet niet aan het criterium. Wanneer je winst echter niet € 20.000 is maar € 24.000, voldoe je er wel aan. 

Het probleem doet zich vaak voor bij uitkeringen uit sociale verzekeringen, die samengaan met het verwerven van winst uit onderneming. Bijvoorbeeld een aanvullende wao-uitkering of een wik-uitkering. 

In of vanuit de werkruimte?

Het verwerven van inkomsten "in of vanuit" betekent dat je een werkruimte in gebruik hebt voor een deel van je feitelijke werkzaamheden ook wanneer je voor een ander deel buiten de deur werkt. Veel zelfstandigen hebben hun werkruimte minstens hebt voor het voorbereiden en organiseren van hun werk, en zijn een groot deel van de week op pad of geven een workshop of advies bij de opdrachtgever. 

Het probleem zit vooral in de staart van het criterium, waarin geëist wordt dat je minimaal 30% van de werktijd ìn de werkruimte hebt besteed. Dat betekent dat wanneer je werktijd gemiddeld 50 uur per week is, je minstens 15 uur ìn de werkruimte thuis moet hebben doorgebracht. 

Voorbeelden

Een vertaler met alleen inkomsten uit vertalingen die hij of zij geheel in de werkruimte maakt, is een voorbeeld van iemand die in aanmerking komt voor aftrek van de kosten van de werkruimte. 

Maar een tolk en vertaler die deels buitenshuis, en deels in die werkruimte vertoeft heeft het moeilijker met het voldoen aan dit criterium. 

Een illustrator met alleen opbrengsten uit illustreren zal er ook geen moeite mee hebben. Maar wanneer de illustrator daarnaast cursussen geeft in culturele centra en tegelijk programmamaker voor een omroep is, is er misschien een probleem. 

Iemand die als acteur in rollenspelen optreedt, of trainingen verzorgt kan op dit punt een probleem hebben wanneer de werkzaamheden hoofdzakelijk buiten de deur uitgevoerd worden. Ook al is de werkruimte absoluut noodzakelijk voor voorbereiding en oefening.

Alles staat of valt met de plausibiliteit van je stelling wanneer je kostenaftrek voor de werkruimte vraagt omdat je er minstens 30% van je werktijd doorbrengt. In geval van twijfel zal de belastingdienst je vragen naar de tijdverantwoording die je ook al moet bijhouden voor de zelfstandigenaftrek en andere vormen van ondernemersaftrek. 

Als voorbeeld een webdesigner

Zij heeft een volle opdrachtenportefeuille, en werkt fulltime voor eigen rekening. Het inkomen wordt voor 100% gegenereerd in de werkruimte. Er is dan geen probleem met aftrek van kosten. 

Maar stel dat zij drie dagen in de week in de werkruimte bezig is met eigen werk, en daarnaast twee dagen als art director in loondienst is. Dat werken in loondienst gebeurt op het kantoor van een uitgeverij. In de drie dagen zelfstandig werken behaalt zij evenveel inkomen als in de twee dagen in loondienst bij de uitgeverij. 

In dat geval wordt slechts 50% van de beroepsinkomsten gegenereerd in of vanuit de werkruimte. Weliswaar voldoet de kamer aan alle eisen en zij is er meer dan 50% van de tijd aanwezig; maar zij behaalt minder dan 70% van haar inkomsten in of vanuit die ruimte. De kosten van de werkruimte zijn dan niet aftrekbaar. 

Stel nu, dat zij in plaats van een dienstverband van twee dagen als art director, gemiddeld twee dagen per week als zelfstandig art director voor verschillende uitgeverijen werkt. Ze doet dat werk dan weliswaar niet altijd 'in', maar wel 'vanuit' de werkruimte in haar woning. Je kunt dan zeggen dat ze voor 100% in of vanuit de werkruimte haar inkomsten behaalt. 

Een verfijning van de theorie

Er zijn twee grenzen. Eén voor wie naast de werkruimte in de woning géén andere werkruimte ter beschikking heeft. En één voor wie naast de werkruimte in de woning ook nog een andere werkruimte ter beschikking heeft. 

Wanneer je alléén een werkruimte in je woning hebt 

De grens ligt bij 30% aanwezigheid. Wanneer je de werkruimte nodig hebt voor je beroep, en je bent er minstens 30% van de tijd aanwezig, is kostenaftrek mogelijk. Ben je echter minder dan 30% van de tijd in de werkruimte aanwezig mag je aannemen dat de kosten van de werkruimte niet aftrekbaar zijn. Het inkomen wordt dan niet meer gezien als 'vanuit', laat staan als 'in' de werkruimte behaald. 

Wanneer de tijd die je in de werkruimte doorbrengt vlak boven de 30% ligt kun je een discussie met de belastingdienst verwachten, die mogelijk in je voordeel kan verlopen. Het hangt dan er onder meer van af of je voldoende duidelijk kunt maken dat de tijd in de werkruimte werkelijk onontbeerlijk is voor het werk daarbuiten. 

Wanneer je niet alléén een werkruimte in je woning hebt maar ook nog elders 

In dat geval geldt dat je inkomen uit arbeid voor meer dan 70% in de werkruimte moet zijn gegenereerd. Het verschil tussen 'in' en 'vanuit' is in deze situatie niet meer relevant.