Omzetbelasting en galerie-afrekening

De fiscale gevolgen van de verhouding tussen kunstenaar en galeriehouder

De verschillende manieren waarop de galeriehouder zich inzet voor kunstenaar en kunstkoper, hebben verschillende fiscale gevolgen. Die behandelen we hieronder puntsgewijs.

Bemiddeling en omzetbelasting

Bemiddeling gebeurt doorgaans door galeriehouders en agenten. Maar ook collega-kunstenaars kunnen bemiddelen. Het volgende geldt voor alle bemiddelaars, ook wanneer we in de tekst alleen de galeriehouder noemen. In het geval dat de galeriehouder bemiddelt levert de kunstenaar een kunstwerk aan de koper. Dat kan met een omzetbelastingtarief van 9%. De galeriehouder brengt daartegenover een provisie in rekening, en díe wordt verhoogd met 21% aan de kunstenaar in rekening gebracht. Er zijn in dit geval dus twee transacties: de verkoop van het werk; en de dienstverlening van de galeriehouder. In de praktijk worden de financiële gevolgen van deze twee transacties met elkaar verrekend. De kunstenaar krijgt het verschil tussen beide transacties uitbetaald. Meestal vergezeld van een afrekening. En vaak is die helaas onbegrijpelijk. Wanneer je beseft dat er twee transacties zijn die met elkaar verrekend worden, wordt zo'n afrekening vaak wel begrijpelijker. 

Een voorbeeld van bemiddeling Een beeldhouwer biedt een bronzen werk aan. Een galeriehouder bemiddelt. De kunstenaar bespreekt de mogelijke prijs met de galeriehouder en beiden komen overeen dat het werk voor € 4.000 exclusief omzetbelasting wordt aangeboden. Beiden spreken ook af dat de galeriehouder bij verkoop een provisie krijgt van 40%. De verkoop slaagt. De galeriehouder rekent af met de kunstenaar en geeft deze een afrekening. De afrekening bestaat uit drie delen: 

1. De verkoop van de kunstenaar aan de nieuwe eigenaar 
2. De bemiddelingsprovisie die de galeriehouder in rekening brengt aan de kunstenaar 
3. Het verrekenen van beide uitkomsten onder 1 en 2 

De verkoop wordt als volgt afgerekend: 

1. De kunstenaar krijgt de verkoopprijs van € 4.000 plus € 360 omzetbelasting. In totaal ontvangt de kunstenaar dus € 4.360 van de galeriehouder. 

De bemiddelingsprovisie wordt ook afgerekend: 

2. De kunstenaar is aan de galeriehouder een bedrag van 40% over € 4.000, ofwel € 1.600 verschuldigd. Dit wordt verhoogd met 21% omzetbelasting ofwel € 336. In totaal betaalt de kunstenaar dus € 1.936 aan de galeriehouder. 

Opbrengst en provisie worden met elkaar verrekend: 

3. De kunstenaar moet van de galeriehouder ontvangen € 4.360. De kunstenaar moet aan de galeriehouder betalen € 1.936. Per saldo ontvangt de kunstenaar van de galerie € 4.360 minus € 1.936 ofwel € 2.424. 

Model-afrekening in Excel 

Deze beschrijving van hoe een afrekening zou moeten worden opgebouwd hebben we ook in een model-overzicht opgenomen. Je kunt het gebruiken om een afrekening te maken. Je kunt het ook gebruiken om een afrekening die je hebt ontvangen, te controleren. Wanneer de galeriehouder voorgeschoten kosten of verkoopkortingen verwerkt kun je dit model gebruiken.

Factuureisen

De afrekening van de galeriehouder is in wezen een samenvatting van twee facturen. De afrekening moet dan ook voldoen aan de factuureisen die de wet op de omzetbelasting stelt. 

Wat levert dit de kunstenaar op?

De kunstenaar is omzetbelastingplichtig. De 9% omzetbelasting op de verkoop krijgt hij of zij weliswaar van de koper, maar dit bedrag moet vervolgens worden afgedragen aan de belastingdienst. De werkelijke opbrengst is dus € 4.000. De omzetbelasting die de galeriehouder op de bemiddelingsprovisie heeft gezet, kan de kunstenaar weer terugontvangen van de belastingdienst. De werkelijke kosten van de bemiddeling zijn dus € 1.600. De winst voor de kunstenaar in deze transactie is daarmee € 4.000 minus € 1.600 ofwel € 2.400. De bedragen voor omzetbelasting hebben geen invloed op deze winst. Immers, wat je binnenkrijgt moet je ook afdragen; wat je van de fiscus terugkrijgt, betaal je aan de galeriehouder. Van omzetbelasting wordt je niet rijker of armer.

Verkoop aan de galerie zelf

Wanneer je kunstenaar bent en een werk verkoopt aan een galerie, zul je daarvoor een factuur moeten sturen. De prijs die je overeengekomen bent verhoog je met 9% omzetbelasting, en de galeriehouder betaalt vervolgens. De omzetbelasting ben je verschuldigd over het tijdvak waarin je de factuur verzonden hebt of had moeten verzenden. Je bent verplicht de factuur te zenden, maximaal 15 dagen na de verkoopovereenkomst. Stel, je verkoopt aan een galerie een beeldhouwwerk voor € 4.000. De overeenkomst komt tot stand op 20 januari. Je zult nu vóór 5 maart een factuur moeten sturen aan de galerie voor € 4.000 plus € 360 omzetbelasting zodat je te ontvangen hebt € 4.360. Wanneer je per kwartaal aangifte omzetbelasting doet is deze verkoopopbrengst belast in het eerste kwartaal. Dat betekent dat je in de aangifte die je in april doet over de periode januari tot en met maart, het bedrag van € 360 moet opnemen. Wanneer de galeriehouder het bedrag van € 4.360 pas overmaakt in mei of juni, is het misschien vervelend dat je al in april € 360 omzetbelasting moest afdragen over deze transactie. Toch ontkom je daar niet aan. De factuurdatum, mits tijdig gefactureerd, is bepalend voor de afdracht. Dit wordt het factuurstelsel genoemd.

Buitenlandse verkopen

Bij verkoop naar buitenland kan heffing van omzetbelasting achterwege blijven onder strenge voorwaarden. 

Korting bij verkoop

Wanneer een korting wordt gegeven aan een koper, mag dat alléén met instemming van de kunstenaar. Wanneer die instemming er is betekent het dat de kunstenaar slechts btw hoeft af te dragen over de prijs na korting. De afrekening tussen galeriehouder en kunstenaar wordt dan iets ingewikkelder. 

Kostenvergoedingen

Soms schieten galeriehouders kosten vóór aan de kunstenaar. Daarover hoort vooraf overeenstemming te zijn tussen beiden. Het gaat hierbij meestal om bijdragen in exposities of bijzondere activiteiten. Ook inlijsting komt veel voor. Voorgeschoten kosten worden exclusief omzetbelasting doorberekend, omdat de galeriehouder immers de omzetbelasting daarop al heeft teruggevraagd. Wanneer de kunstenaar omzetbelastingplichtig is, is de omzetbelasting geen kostenpost. Hier een model van een afrekening tussen galerie en kunstenaar, waarin zowel een korting alsook voorgeschoten kosten worden verrekend.

Galerieverkopen en de winstberekening in de inkomstenbelasting

Het moment van de verkooptransactie is winst berekening. Dat wil zeggen dat de opbrengst moet worden opgenomen in de verlies- en winstrekening van het jaar waarin de verkoop plaats vindt. Vertraging in de afrekening van een verkoop is geen reden de winst naar een volgend jaar te verplaatsen. Alleen al daarom is het belangrijk dat de galeriehouder tijdig afrekent met de kunstenaar. Dat wil zeggen, tijdig de koopsom incasseert bij de afnemer en die tijdig doorbetaald aan de de kunstenaar. Latere afrekening mag natuurlijk ook, maar alléén wanneer dat uitdrukkelijk overeengekomen is. 

Kortingen bij verkoop

Het kan voorkomen dat de galeriehouder in de onderhandelingen met een koper een korting aanbiedt, of een vraag om korting wil accepteren. Omdat de galeriehouder namens de kunstenaar handelt, mag in de meeste gevallen een besluit tot korting niet alléén door de galeriehouder genomen worden. Dat is hoogstens anders wanneer zo'n besluitvorming vooraf in een bemiddelingsovereenkomst is overeengekomen. Wanneer de kunstenaar akkoord gaat met een korting, vermindert deze de verkoopopbrengst. Het commissiepercentage dat de galeriehouder voor zijn of haar bemiddeling toekomt, wordt dan berekend over die verlaagde opbrengst. In dat geval delen kunstenaar en galeriehouder de korting. Wanneer er geen akkoord is, en de korting is toch verleend, dan draagt de galeriehouder die korting alléén. 

Hier een voorbeeld van een afrekening waarin een korting is verwerkt waarover kunstenaar en galeriehouder het eens zijn. Bovendien is in deze afrekening een bedrag voor expositiekosten opgenomen dat de galeriehouder heeft voorgeschoten voor de kunstenaar:

Model afrekening van: galeriehouder aan: kunstenaar.
voor de kunstenaar ontvangen wegens levering van een kunstwerk opbrengst exclusief btw 4.000

• af: korting in overleg 500
• opbrengst na korting 3.500
• btw 9% 315
• bedrag inclusief btw 3.815
• door de kunstenaar te voldoen: bemiddelingsprovisie 40% van € 3.500 bedrag exclusief btw 1.400
• btw 21% 294
• bedrag inclusief btw 1.694.

voorgeschoten bijdrage in expositiekosten exclusief btw 300.
verrekening van opbrengst en kosten: 

• te ontvangen door kunstenaar 3.815
• te betalen door kunstenaar: commissie 1.694
• te betalen door kunstenaar: expositiekosten 300
• per saldo te ontvangen door kunstenaar 1.821

In dit voorbeeld is de opbrengst voor de kunstenaar € 3.500 en zijn of haar bemiddelingskosten zijn € 1.400.

De verkoop levert de kunstenaar dus € 2.100 op. Dat is € 300 minder dan wanneer er géén korting zou zijn verleend. Dat komt overeen met 60% van de verleende korting exclusief omzetbelasting.
De galeriehouder krijgt nu € 200 minder dan wanneer de korting niet zou zijn verleend. Dat komt overeen met 40% van de verleende korting exclusief omzetbelasting.
De kunstenaar en galeriehouder hebben de afgesproken korting dus verdeeld al naar gelang het commissiepercentage. Zo hoort het. 

De verrekening van een bijdrage in expositiekosten fietst daar doorheen. Uiteindelijk houdt de kunstenaar aan deze transactie € 1.800 over (€ 3.500 - € 1.400 - € 300).

Moet dat nu, zo'n afrekening? Nee, dat moet niet. Evengoed kan de kunstenaar aan de galeriehouder gewoon een factuur sturen voor de verkoop van het werk. De kunstenaar factureert dan aan de galeriehouder wegens "door u voor mij verkocht werk". In bovenstaand voorbeeld zou dat een factuur zijn voor € 4.000 exclusief btw plus 9% btw ad € 360; in totaal € 4.360. 

Daartegenover krijgt de kunstenaar een factuur van de galeriehouder wegens "door ons verleende bemiddeling". Die factuur zou dan gaan om een commissie van € 1.600 plus € 336 btw; in totaal € 1.966.
Verrekening van de betaling van deze twee facturen ligt dan voor de hand. Dan is verrekening van die facturen op één afrekening nog maar een kleine stap. Daarbij speelt ook een rol dat de galeriehouder als eerste weet dat het werk verkocht is, en dan zelf het initiatief neemt tot de afrekening. Een gevaar daarvan komt helaas nogal eens voor: de galeriehouder rekent pas véél later af met de kunstenaar omdat die toch nog niet weet dat zijn of haar werk verkocht is.
Zo'n galeriehouder leent dus in wezen van de kunstenaar. Niet zo fraai in een volwassen zakelijke relatie. 

Wat nu als de kunstenaar niet btw-plichtig is?

De bespreking hierboven ging uitsluitend over afrekeningen aan kunstenaars die btw-plichtig zijn. Dat geldt voor de meeste kunstenaars, die net als alle andere zelfstandigen aan het economisch verkeer deelnemen. Toch komt het voor dat kunstenaars niet de plicht op zich hebben genomen. Omdat ze er niet over nadachten, of omdat ze er geen zin in hadden, of omdat hun activiteiten gering van omvang zijn. Soms ook op initiatief van een ambtenaar van de belastingdienst nota bene, die er dan weinig voor voelt om kleine ondernemers btw terug te geven. Het gebeurt vaak dat een kunstenaar daardoor ongemerkt benadeeld wordt. Een teruggaaf van btw over de kosten en investeringen in de kunstpraktijk blijft achterwege. Of een verkoop van werk aan een ondernemer wordt daardoor te duur. Ook het voordeel van de kleine-ondernemersregeling ontgaat deze kunstenaar. Ondanks de wat lastiger administratie vinden wij het zelden verstandig wanneer een kunstenaar niet btw-plichtig is. 

Ongeacht dit soort vragen gaat het hier over de gevolgen daarvan voor de galerie-afrekening. De galeriehouder moet zich ervan vergewissen of de kunstenaar btw-plichtig is of niet. Al is het maar omdat op de afrekening aan de kunstenaar diens of haar btw-nummer moet worden opgenomen. Maar bovendien zou het nogal vervelend zijn voor een niet-btw-plichtige kunstenaar wanneer door een afrekening met btw over de opbrengst de kunstenaar die btw toch moet afdragen. In het ergste geval met boete, terwijl bovendien dan geen recht bestaat op teruggave van btw op kosten. Wanneer de kunstenaar niet btw-plichtig is wordt de afrekening daardoor anders. Stel dat de galeriehouder namens de kunstenaar een werk verkoopt van € 500. Op de factuur mag geen btw voor de kunstenaar worden vermeld. De opbrengst voor de kunstenaar is dan dezelfde € 500. Wanneer de commissie 40% is, bedraagt die € 200 exclusief btw. De galeriehouder moet daar 21% btw bovenop factureren, ofwel € 42. De kunstenaar betaalt € 242 inclusief btw voor de bemiddeling. De verrekening tussen galerie en kunstenaar leidt vervolgens tot overmaking van € 500 - € 242, ofwel € 258.

Hier vind je deze transactie weergegeven in een afrekening door de galeriehouder aan deze niet-btw-plichtige kunstenaar:

Model afrekening van: galeriehouder, aan: kunstenaar.

• Voor de kunstenaar ontvangen levering van kunstwerk bedrag exclusief btw 500
• btw (niet van toepassing) 0
• bedrag inclusief btw 500.

• door de kunstenaar te voldoen: bemiddelingsprovisie 40% van € 500 bedrag exclusief btw 200
• btw 21% 42
• bedrag inclusief btw 242.

verrekening van opbrengst en kosten:

• te ontvangen door kunstenaar 500
• te betalen door kunstenaar 242
• per saldo te ontvangen door kunstenaar 258

De kunstenaar houdt aan deze transactie deze € 258 over. De galeriehouder houdt er € 200 commissie aan over.