Autokosten en btw

Wanneer je in je onderneming een auto gebruikt moet je de btw op de kosten splitsen in een deel dat aan het zakelijk gebruik moet worden toegerekend, en een deel dat aan het privégebruik moet worden toegerekend. De btw over het zakelijk gebruik kun je terugvragen; dat over het privégebruik niet. Wanneer je eerst alle btw op autokosten hebt teruggevraagd, moet je de btw over het privégebruik moeten terugbetalen. Dat klinkt vrij simpel, maar de manier waarop is vrij ingewikkeld. We gaan het hier uiteenzetten. 

Twee methoden voor de berekening van omzetbelasting over het privégebruik van een auto

Er zijn twee methoden om de btw over zakelijk - en privégebruik te splitsen. Een moeilijke die meestal gunstiger is, en een makkelijke, die meestal onvoordelig uitpakt. 

De eerste methode in het kort: je houdt de btw op autokosten goed bij je houdt de zakelijke kilometers goed bij je houdt de privékilometers goed bij je hebt aan het begin van het jaar en aan het eind van het jaar de kilometerstand opgenomen je berekent de verhouding tussen zakelijke - en privékilometers met die verhouding verdeel je de btw over de autokosten het zakelijk gedeelte van die btw vraag je terug en het privédeel niet Kort gezegd, deze methode gaat uit van een sluitende kilometeradministratie en op grond daarvan verdeel je de btw op kosten in een terugvraagbaar en een niet-terugvraagbaar deel. Als er géén sluitende kilometeradministratie is mag je deze methode niet toepassen. 

De tweede methode in het kort: je vraagt alle btw op autokosten terug je gaat na wat de oorspronkelijke catalogusprijs van de auto was, ofwel de consumentenprijs in het jaar van eerste aankoop je draagt voor het privédeel van de btw een bedrag van 1,5% of 2,7% van de catalogusprijs af. De tweede methode is stukken eenvoudiger. Je moét hem toepassen als je géén sluitende kilometeradministratie hebt. Je màg hem toepassen wanneer je het gewoon gemakkelijker vindt. De tweede methode is meestal duurder dan de eerste. Het kan zelfs een paar honderd euro btw-afdracht per jaar schelen. Het voordeel is echter dat je je over een kilometeradministratie niet druk hoeft te maken. 

De werkwijze bij de eerste methode

We gaan nu iets meer in detail de werkwijze bij de eerste methode na. Een complicatie die we nu toevoegen is dat de autokosten waarop btw drukt, niet alleen die voor brandstof en onderhoud en reparatie zijn. Wanneer je bij aanschaf van je auto btw hebt betaald en wanneer je die hebt teruggevraagd, moet die btw in deze berekening worden betrokken. We berekenen eerst de btw op autokosten: je gaat na of bij aankoop van de auto destijds btw is betaald en teruggevraagd. als dat zo is bereken je 1/5 deel van de aankoopprijs van de auto, exclusief btw en exclusief de bpm wanneer er géén btw is teruggevraagd bij de aankoop, laat je deze berekening buiten beschouwing je verzamelt aan de hand van je boekhouding van dit jaar alle autokosten waarop je btw hebt teruggevraagd, en je berekent het totale bedrag daarvan, exclusief die btw dat zijn vooral brandstofkosten en onderhoudskosten, betaald in Nederland; op andere kosten en brandstofkosten in het buitenland heb je géén btw teruggevraagd, dus die mag je verder buiten beschouwing laten je telt het eerder genoemde 1/5 deel van de aankoopprijs op bij de kosten van brandstof en onderhoud waarover je btw hebt teruggevraagd je krijgt nu het normbedrag voor de jaarlijkse autokosten die belast waren met btw; het bedrag dat we gaan splitsen in een privédeel en een zakelijk deel 

We gaan nu over op de verhouding tussen zakelijk - en privégebruik: je bepaalt aan de hand van je kilometerstanden hoeveel kilometers je in het jaar hebt gereden aan de hand van je kilometeradministratie stel je vast hoeveel zakelijke kilometers je hebt gereden hiertoe worden ook de kilometers in het woon-werkverkeer gerekend; de kilometers tussen je woning en je vaste werkplek aan de hand van je kilometeradministratie stel je vast hoeveel privékilometers je hebt gereden; dat is gemakkelijk te doen wanneer je de beide kilometerstanden hebt en het aantal zakelijke kilometers en de woon-werkkilometers; het is dan gewoon het overgebleven aantal kilometers je berekent het percentage voor privégebruik en het percentage voor zakelijk gebruik van het totaal, waarbij je de woon-werkkilometers tot het privégebruik rekent met dit percentage verdeel je het eerder berekende normbedrag voor belaste autokosten in een zakelijk deel en een privédeel over het zakelijk deel bereken je de 21% btw die je mag terugvragen en over het privédeel bereken je de 21% btw die je moet terugbetalen wanneer je alle btw eerder hebt teruggevraagd.

Een voorbeeld

Stel je hebt eerder een auto gekocht voor € 8.000 exclusief btw. Je hebt die btw destijds teruggevraagd. Stel ook dat je in dit jaar voor € 1.800 brandstof hebt verbruikt en dat je € 1.000 hebt besteed aan onderhoud, exclusief btw. Het normbedrag voor belaste autokosten is dan: 1/5 * 8.000 plus 1.800 plus 1.000 is € 4.400. Dat betekent dat je over dat bedrag inmiddels ongeveer € 900 btw (19% en 21%) hebt teruggevraagd. Je berekent nu het percentage voor privégebruik. Stel dat dit uitkomt op 20%. Dan is het normbedrag voor het privégebruik 20% van € 4.400 ofwel € 880. Hierover moet je 21% ofwel € 185 btw afdragen als correctie voor privégebruik wanneer je alles al hebt teruggevraagd. Als je nog niets hebt teruggevraagd mag je dat alsnog doen, en wel voor 21% van de autokosten waarop btw drukte; dus 21% van € 2.800, ofwel € 588. Wanneer je bij de aankoop van de auto destijds géén btw hebt teruggevraagd, vervalt in deze berekening het bedrag van 1/5 van de aankoopprijs. In dit voorbeeld wordt dan het normbedrag van de belaste autokosten € 2.800. Bij een privégebruik van 20% moet je 21% omzetbelasting afdragen over € 560 ofwel € 118. De omzetbelasting die je dit jaar mag terugvragen is 21% over € 2.800 ofwel € 588. 

De werkwijze bij de tweede methode

Je verwerkt in de loop van het jaar alle autokosten in je boekhouding je vraagt op je aangiften omzetbelasting alle btw terug je gaat op internet of bij je garagehouder na wat de oorspronkelijke catalogusprijs of nieuwprijs van de auto was, inclusief btw je gaat na of je destijds bij aanschaf van de auto de btw hebt teruggevraagd je berekent over die catalogusprijs 2,7% wanneer je bij aanschaf de btw hebt teruggevraagd; de uitkomst hiervan is het bedrag van de verschuldigde btw over je privégebruik je berekent over die catalogusprijs niet 2,7% maar 1,5% wanneer je bij aanschaf de btw niet hebt teruggevraagd; de uitkomst hiervan is het bedrag van de verschuldigde btw over je privégebruik je berekent over die catalogusprijs niet 2,7% maar 1,5% wanneer je de auto inmiddels langer dan 5 jaar in de onderneming gebruikt hebt je neemt deze btw over het privégebruik op in de laatste btw-aangifte van het jaar 

Een voorbeeld

Stel je hebt een auto gekocht voor € 8.000 die 4 jaar oud is. Bij de garagehouder of op internet krijg je te horen dat de catalogusprijs destijds € 20.000 bedroeg, inclusief alles, ook inclusief btw. Je hebt destijds bij aanschaf de btw teruggevraagd. Het bedrag dat je als ondernemer moet afdragen voor het privégebruik van deze auto bedraagt daarom 2,7% van € 20.000 ofwel € 540. Wanneer je bij de aanschaf destijds géén btw hebt teruggevraagd, of wanneer de auto inmiddels langer dan 5 jaren in de onderneming in gebruik is geweest, mag je in plaats van 2,7% het lagere percentage van 1,5% van de catalogusprijs nemen. Wanneer je over het gehele jaar over je autokosten bijvoorbeeld € 800 btw hebt betaald, en je hebt die in je aangifte omzetbelasting teruggevraagd, zul je in de laatste aangifte het bedrag van € 540 moeten afdragen onder het kopje privégebruik. Een variant is dat je niet eerst alle btw terugvraagt en daarna afdraagt over het privégebruik, maar dat je het saldo van deze berekening in één keer in de aangifte verwerkt onder het kopje voorbelasting. 

Welke methode?

Is de ene methode voordeliger dan de andere? Niet altijd. De werkelijke bedragen kunnen zeer verschillen. De uitkomst hangt onder meer af van het percentage voor het privégebruik. Toch verwachten we dat weliswaar niet in alle, maar toch in de meeste gevallen, het goed bijhouden van kilometers tot een voordeliger uitkomst zal leiden dan de methode van 2,7% over de catalogusprijs. Het verschil kan gauw oplopen tot zo'n € 300 voor één auto, vooral wanneer je je auto tweedehands gekocht hebt. De '2,7%'-regeling klopt ongeveer met de werkelijkheid wanneer je telkens een vrij nieuwe auto rijdt. Maar je hebt geen keus. De tweede methode is verplicht wanneer je geen 'sluitende' kilometeradministratie hebt. De eerste methode is weliswaar meestal voordeliger, maar die staat of valt met een goede administratie van kilometers en autokosten. Wanneer je daar geen zin in hebt is er alléén de '2,7%'-regeling, met de eventuele variant van 1,5% in plaats van die 2,7%. Als je daar vrede mee hebt omdat het je een hoop werk bespaart, is er geen probleem. 

Een sluitende kilometeradministratie

De belastingdienst verstaat onder een sluitende kilometeradministratie: een overzicht van alle autoritten met datum, bestemming, de reden van de rit, het aantal kilometers, en zelfs na iedere rit de kilometerstand. Dat gaat heel ver. Maar de soep wordt niet altijd zo heet gegeten. Zelfstandigen die niet de hele dag op de weg zitten, maar zo nu en dan van huis naar een opdrachtgever en terug reizen kunnen een wat eenvoudiger administratie voeren. Je kunt dan volstaan met alléén de zakelijke reizen, waarvan je de bestemming, de reden en het aantal kilometers noteert. Wanneer je rond 1 januari dan ook nog je kilometerstand noteert, heb je alle ingredienten voor een goed overzicht. Immers, je privéritten doen er helemaal niet toe. Het gaat erom dat je je zakelijke ritten goed verantwoorden kunt. Met behulp van de twee kilometerstanden aan het begin en eind van het jaar kun je dan precies uitrekenen wat het percentage privégebruik of zakelijk gebruik is. De enige eis die dan nog geldt is dat je achteraf goed moet kunnen motiveren waarom een rit zakelijk is geweest. 

Een klassieke auto

Tot 1 juli 2011 gold een vrij gunstige regeling voor de klassieke auto; de auto die ouder is dan 15 jaar. Immers de correctie voor het privégebruik werd berekend over het bedrag dat voor de inkomstenbelasting moest worden berekend. Dat was meestal de huidige verkoopwaarde van de auto. Die is vaak laag. Die gunstige regeling geldt niet meer. Immers voor de splitsing van btw op zakelijk gebruik en privégebruik gaat het gewoon om de btw die je betaald hebt op kosten en die je deels mag terugvragen en deels juist niet. Daarom gelden ook voor de bezitter en gebruiker van een klassieke auto de twee bovengenoemde methoden. Wij vermoeden dat de eerste methode juist voor klassiekers véél goedkoper zal uitpakken dan de '2,7%'-regeling. 

Onderscheid tussen een privé-auto of een bedrijfsauto?

Nee. De regels voor auto's die voor de winstberekening tot het privévermogen behoren zijn gelijk aan die voor auto's in het ondernemingsvermogen. Voor de btw geldt namelijk alléén de vraag of de auto al of niet in de onderneming wordt gebruikt. Echter de berekening kan in een andere volgorde verlopen. Het komt veel voor dat voor een auto in het privévermogen er aanvankelijk geen btw wordt afgetrokken, maar wèl bij het maken van de jaarrekening en de suppletie-aangifte. Eigenlijk bereken je dan de btw-teruggave over de kosten samen met de btw-afdracht over het privégebruik. Wèl merken we hier nog eens op dat de rol van de woon-werkkilometers belangrijk is. Immers, die worden voor de omzetbelasting tot de privékilometers gerekend. Voor de inkomstenbelasting horen ze tot de beroepskilometers. Een voorbeeld om de gevolgen van dit onderscheid duidelijk te maken: Stel dat je 8.000 echte zakelijke kilometers hebt gereden, 3.000 kilometers in het woon-werkverkeer, en 7.000 echte privékilometers. Wanneer je de auto voor de inkomstenbelasting in het privévermogen hebt opgenomen, is je jaarlijkse aftrekpost in de winstberekening: 11.000 kilometer tegen € 0,19 ofwel € 2.090. Voor de omzetbelasting geldt echter dat de zakelijke kilometers er 8.000 zijn. Dat betekent dat je van de btw op autokosten 8.000/18.000 ofwel 44% mag terugvragen, terwijl 56% van de btw niet mag worden teruggevraagd.