De kosten van woon-werk-verkeer mogen belastingvrij door een werkgever aan een werknemer vergoed worden tot € 0,19 per kilometer, ongeacht de wijze van vervoer. Er is ook een reisaftrek in de aangifte inkomstenbelasting. Deze houdt in dat afhankelijk van de afstand tussen woning en werk een bedrag ten laste van het inkomen mag worden gebracht. Dat wil zeggen, wanneer je met openbaar vervoer reist en voor zover de kosten niet worden vergoed.
Aftrekposten voor zelfstandigen
Voor de kosten van woon-werk- verkeer en voor zakelijk verkeer geldt een uniform tarief. Dat tarief bedraagt € 0,19 per kilometer ongeacht welk vervoermiddel. Een zelfstandige mag dit bedrag als kosten boeken en daarmee in aftrek brengen op de winst wanneer sprake is van een vervoermiddel dat tot het privé-vermogen behoort. Dat kan een auto, fiets of motorfiets zijn, maar ook een boot of een vliegtuig. Dit betekent voor de fietsende zelfstandige een behoorlijk voordeel en voor de autogebruiker vaak een nadeel. Immers: de kosten van fietsgebruik bedragen vaak ongeveer € 0,10 en de kosten van autogebruik liggen bij een modale auto op ongeveer € 0,30. De variabele kosten van autogebruik liggen volgens het Ministerie van Financiën op ongeveer € 0,16 per kilometer bij een middenklasse-auto. Het bedrag van de aftrek is dan ook vooral gebaseerd op de variabele autokosten.
Voorbehoud
We maken hier nog een voorbehoud. De wet zegt dat door ondernemers tot € 0,19 per kilometer mag worden afgetrokken. In de praktijk wordt dat uitgelegd als een vaste aftrekpost van € 0,19. Het is mogelijk dat de belastingdienst stelt dat wanneer de werkelijke kosten lager zijn dan die € 0,19, maximaal de werkelijke kosten mogen worden afgetrokken. Het is een subtiliteit die bijna niemand, ook de belastingdienst niet, interesseert.
Omzetbelasting op reiskosten
Voor zelfstandigen geldt dat de omzetbelasting mag worden terug gevraagd voor zover die op facturen in rekening is gebracht. Bij auto's zijn dat de benzinebonnetjes en reparatienota's. Bij de fiets zijn dat de nota's voor onderhoud en accessoires. Bij gebruik van openbaar vervoer zijn dat de treinkaartjes, strippenkaarten en taxinota's. Om de omzetbelasting die daarop drukt terug te kunnen vragen zul je de vervoersbewijzen dan wel moeten bewaren en administreren. Op de reiskostenverantwoording bij het 'reizen op saldo' met de ov-chipkaart komen we hieronder terug. Uiteraard gaat het daarbij alleen om de omzetbelasting op zakelijke kosten.
De reisaftrek
De reisaftrek is een aftrekpost voor wie met openbaar vervoer in het woon-werk-verkeer reist. Een zogenaamde openbaar-vervoer-verklaring is vereist voor werknemers. Zelfstandigen kunnen gewoon hun vervoersbewijzen bewaren en als kosten boeken. De hoogte van de reisaftrek is gekoppeld aan de afstand tussen woning en werk en aan het aantal reisdagen. Deze reiskostenaftrek geldt voor werknemers. Wanneer je met losse kaartjes reist kan ook de werkgever zo'n verklaring (reisverklaring heet die dan) verstrekken mits deze bij de belastingdienst kan aantonen dat de werknemer met openbaar vervoer heeft gereisd. In dat geval moeten de plaatsbewijzen bewaard zijn gebleven. Wanneer je een NS jaarkaart hebt, geeft de NS zelf een verklaring af aan de belastingdienst: de openbaar-vervoer-verklaring. De openbaar-vervoer-verklaring wordt aan maand- of traject-abonnementhouders verstrekt door de openbaar-vervoerbedrijven. Met de verklaring van de NS aan de belastingdienst loopt het niet altijd goed. Wanneer de belastingdienst constateert dat de NS geen openbaar-vervoer-verklaring heeft doorgezonden, krijg je een aankondiging van een afwijking van je aangifte inkomstenbelasting. Je zult dan bij NS-klantenservice alsnog een openbaar-vervoer-verklaring moeten opvragen om aan een verhoogde aanslag te ontkomen. Wanneer je zelfstandig bent is er natuurlijk geen verklaring maar bewaar je de vervoerbewijzen zelf.
Omzetbelasting op kosten van reizen met fiets, bus en trein
Je mag, wanneer je ondernemer bent, de omzetbelasting terug vragen op de kosten die je maakt voor je onderneming. De tweede voorwaarde, naast dat ondernemerschap, is dat je de reizen waarvoor je die kosten hebt gemaakt, toe te rekenen zijn aan belaste prestaties. Een derde voorwaarde is dat die omzetbelasting voorkomt op een aan jou gerichte factuur die aan de eisen voldoet. Een treinkaartje of een strippenkaart is ook een soort factuur maar voldoet niet aan die eisen. Immers, je naam staat er niet op en er is geen omzetbelasting vermeld. Het openbaar-vervoerbewijs is echter een van de zeer weinige wettelijke uitzonderingen op de hoofdregel. Je mag dus de omzetbelasting terugrekenen uit de prijs van het vervoerbewijs en terug vragen bij de belastingdienst op je eerstvolgende aangifte omzetbelasting. Het bedrag is te berekenen met de formule: 9/109. Immers, de omzetbelasting op openbaar vervoer bedraagt 9%. Het kaartje inclusief omzetbelasting is 109% van de prijs exclusief omzetbelasting. Een rekenvoorbeeld: Je koopt een treinkaartje van € 26. De daarin begrepen omzetbelasting is 9/109 van € 26 ofwel € 2,15. Het treinkaartje kost de zelfstandige dan € 23,85.
De ontheffing voor het vermelden van btw op openbaar-vervoer-bewijzen geldt evenzeer voor abonnementen en jaarkaarten en voordeel-uren-kaarten. En evengoed ook voor de OV-chipkaart. Het zou overigens makkelijk zijn om op dergelijke documenten de btw te vermelden; toch houdt NS vast aan de ontheffing. Je zult de btw dus zelf moeten uitrekenen met de formule 9/109.
Reizen met de ov-chipkaart
Als je met de ov-chipkaart reist krijg je geen vervoerbewijs. Toch zijn de kosten van dat reizen voor zelfstandigen ondernemingskosten. Ook de omzetbelasting die daarin begrepen zit is terugvraagbaar. Maar hoe weet je die? De oplossing zit erin dat je regelmatig je reisoverzicht afdrukt zodat je in elk geval je beroepsreizen zichtbaar kunt maken. Natuurlijk reis je zowel voor beroep alsook voor privédoeleinden. Dat overzicht kun je gebruiken om het verschil tussen beroep en privé zichtbaar te maken, met aantekeningen of met een markeerstift. Je kunt ook daarmee periodiek je beroepskosten uitrekenen. Voor de teruggave van omzetbelasting pas je weer de formule van 9/109 toe op de kosten van beroepsreizen. Wanneer je hebt vergeten uit te checken betaal je een boete. Die boete geldt als beroepskostenpost, wanneer de reis zelf beroepsmatig is gemaakt. Wanneer je zeker weet dat al je reizen met de chipkaart beroepsmatig zijn kun je ook de saldo-bijstortingen als jaarlijkse kostenpost in de winstberekening opnemen. Dat rekent wat makkelijker. De teruggave van omzetbelasting kun je dan ook met de formule 9/109 berekenen uit het totaal van de bijstortingen. Je moet dan nog wèl regelmatig een afdruk maken van je reisoverzicht om later te kunnen aantonen dat je inderdaad alléén beroepsmatig reist.
Omzetbelasting in woon-werkverkeer
De btw of omzetbelasting is voor ondernemers terugvorderbaar, maar niet voor particulieren. De consequentie hiervan is dat de omzetbelasting die begrepen is in de kosten van woon-werkverkeer voor werknemers niet terug gevraagd mag worden. Wanneer de ondernemer zèlf in het woon-werkverkeer het openbaar vervoer gebruikt mag de omzetbelasting gewoon terug gevraagd worden. Dat wil zeggen, naar de huidige opvattingen. Voor de teruggave van omzetbelasting over autokosten die in het woon-werkverkeer worden gemaakt is er inmiddels een beperking afgekondigd. Niet alléén voor werknemers maar ook voor zelfstandigen. Wanneer je hierin consequent bent zou ook voor het woon-werkverkeer per openbaar vervoer en per fiets door ondernemers, de omzetbelasting niet mogen worden teruggevraagd. Maar zolang dit niet expliciet is bepaald, blijven we uitgaan van de bestaande opvatting dat de kosten van woon-werkverkeer voor zelfstandigen tot de beroepskosten horen, en dat daarom de omzetbelasting daarop terugvraagbaar is.