Betalingsvoorwaarden

Betalingsvoorwaarden kunnen soms van dienst zijn wanneer er betalingsproblemen ontstaan.

Betalingsvoorwaarden
Veel bedrijven werken met leverings- en betalingsvoorwaarden. De leveringsvoorwaarden hebben betrekking op de aansprakelijkheid voor product of dienstverlening. De betalingsvoorwaarden gaan over de wijze waarop en tempo waarin betaling van facturen moet plaatsvinden. De vraag is wat het voordeel van dergelijke voorwaarden is. Betalingsvoorwaarden kunnen je iets beter beschermen tegen onaangenaam betalingsgedrag van je opdrachtgever dan het burgerlijk wetboek doet. Betalingsvoorwaarden regelen bij voorbeeld: 

• de betalingstermijn (bij voorbeeld: binnen 14 dagen)
• de boete bij overschrijding van de betalingstermijn (bij voorbeeld 1% van de vordering per dag)
• het aantal termijnen en de data van opeisbaarheid bij voortschrijdend aangenomen werk (bij voorbeeld: 1e termijn bij aanvang 30%; 2e termijn bij 1e oplevering 60%; 3e termijn na laatste oplevering 10%)
• directe in-gebreke-stelling bij te laat betalen zonder mededeling 

Alleen bij overeenkomst
Betalingsvoorwaarden gelden alleen wanneer ze voor het sluiten van de overeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever uitdrukkelijk zijn geaccepteerd als basis voor de overeenkomst. Dat betekent dat, wanneer je jouw betalingsvoorwaarden wilt laten gelden, deze voor het sluiten van de overeenkomst aan de opdrachtgever zijn overhandigd. Bovendien moet de opdrachtgever ze uitdrukkelijk als voorwaarden voor de overeenkomst hebben geaccepteerd. Concreet betekent dit de volgende procedure: Bij het uitbrengen van een offerte voor je levering of je dienst voeg je een exemplaar van je voorwaarden Je meldt in de offerte dat die voorwaarden bijgevoegd zijn Je stelt in je offerte ondubbelzinnig dat je levering of dienst gebeurt onder de bijgevoegde voorwaarden Je laat de opdrachtgever de offerte voor accoord getekend terug sturen Het is een veel voorkomende illusie dat wanneer je voorwaarden maakt en die deponeert bij de kamer van koophandel, je opdrachtgevers of klanten aan die voorwaarden gehouden zijn. Zelfs wanneer je in een offerte of op een factuur verwezen wordt naar voorwaarden die ergens gedeponeerd zijn of op een website te lezen zijn, zijn ze niets waard. Wanneer voorwaarden niet vooraf geaccepteerd zijn door de ander gelden ze gewoon niet. In dat geval gelden de bepalingen van het burgerlijk wetboek.

En als ik nu nooit met offertes werk?
Dat komt heel veel voor. Met goed vertrouwen kom je ook heel ver. Bovendien leent niet alle dienstverlening en produktlevering zich voor offerteprocedures. Ook dan gelden de bepalingen van het burgerlijk wetboek. En die bieden vrij veel bescherming tegen wanbetaling. 

Wat als de opdrachtgever stelt dat zijn voorwaarden gelden en niet de mijne?
Ook dat hoeft geen ramp te zijn. Lees ze, en beoordeel of ze voor jou redelijk zijn. Zit er iets onredelijks in, stel dat dan ter discussie en laat desnoods iets schrappen. Dit is makkelijk gezegd natuurlijk. Je bent blij dat je een opdracht hebt, en dan moet je de voorwaarden van de opdrachtgever ter discussie stellen? Dat is heel moeilijk. Maar het is dan wel kiezen of delen. Als je voorwaarden niet wilt accepteren, moet je wel accepteren dat je de kans loopt dat de opdracht naar een ander gaat.

Hoe kom ik aan voorwaarden?
Goede standaardvoorwaarden voor iedereen bestaan niet. Zouden ze wel bestaan, dan zouden we je ze hier geven. Er zijn standaardvoorwaarden van de kamer van koophandel, maar die zijn in bijna alle gevallen onbruikbaar. In elk geval zijn ze voor de meesten van onze cliënten onbruikbaar. Ons advies is de voorwaarden op te vragen van andere ondernemers in je eigen vakgebied. Met internet kom je vaak een heel eind. Wanneer je een aantal exemplaren hebt verzameld ga je ze vergelijken. Maak er vervolgens zelf iets van. Ga er niet van uit dat je beroepsgenoten zonder meer goede voorwaarden geformuleerd hebben. Er is vrij veel onbenullige tekst op dit gebied gecreëerd. Wat veel voorkomt is dat iedere aansprakelijkheid zonder meer wordt afgewezen. Zo'n bepaling houdt echter voor de rechter nooit stand. Ons advies is dan ook dat wat je zelf gemaakt hebt aan de hand van voorbeelden van anderen, door een bedrijfsjurist laat beoordelen en aanvullen. Dat kost je wat, maar wanneer je waarde hecht aan betalingsvoorwaarden moet je het wel meteen goed doen.

Nog beter: beroepsorganisaties
Wanneer je lid bent van een beroepsorganisatie is er een goede kans dat die voor haar leden leverings- en betalingsvoorwaarden heeft geformuleerd. Bij voorbeeld BNO en BNA hebben goede voorwaarden die je zo kunt toepassen. De voorwaarden van BNO vind je hier. Het blijft dan belangrijk dat je voorafgaande aan de overeenkomst tot levering of dienstverlening stelt dat die plaatsvindt onder de voorwaarden van de beroepsorganisatie. Wanneer je denkt dat je opdrachtgever die niet kan kennen moet je ze overhandigen.

Ik heb geen voorwaarden. Ben ik nu vogelvrij?
Nee, want nog altijd geldt het burgerlijk wetboek en dat beschermt in alle redelijkheid het economisch verkeer. En dat is goed, want voorwaarden voorkomen geen problemen, en ze lossen ze in wezen ook niet op. Met voorwaarden kun je hoogstens in twijfelgevallen je recht halen.

Ik heb geen voorwaarden gesteld en mijn opdrachtgever betaalt niet. Wat nu?
Je zult nu een incassoprocedure moeten volgen. Je hebt weliswaar geen voorwaarden vooraf gesteld, maar dar neemt niet weg dat je opdrachtgever gewoon moet betalen, en wel binnen een redelijke termijn. Belangrijk is dat je de opdrachtgever nu wel in gebreke moet stellen.