De factuur

Het systeem van de omzetbelasting leunt sterk op de facturering van economische prestaties. Daarom zijn er aan facturen strakke eisen gesteld. 

Verplichte elementen
De factuur moet enkele vaste elementen bevatten, om aan de eisen van de wet omzetbelasting te voldoen. Op een rijtje: 

• Naam en adresgegevens van je eigen onderneming
• Het omzetbelastingnummer van je onderneming ook wel genoemd het BTW-identificatienummer
• Inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel
• Naam en vestigingsplaats van je klant of opdrachtgever
• Factuurnummer
• Factuurdatum
• Omschrijving van wat je levert of van de dienst die je verricht, en de datum waarop levering of dienst plaatsvond
• De vergoeding ofwel het bedrag dat je voor je prestatie vraagt, exclusief omzetbelasting
• Het tarief en het bedrag van de verschuldigde omzetbelasting
• BTW-identificatienummer van de afnemer, wanneer er sprake is van verlegging van de omzetbelastingheffing naar de afnemer binnen de EU.
• BTW-identificatienummer van de afnemer, wanneer er sprake is van een bijzondere stuatie, zoals margeregeling of verlegging van de heffing naar de afnemer; de aard van de bijzondere situatie moet eveneens worden vermeld

Niet verplichte elementen
 

Daarnaast zijn er elementen die niet verplicht maar wel handig en verstandig zijn: 

• Het IBAN-nummer van je bankrekening en de tenaamstelling daarvan
• Het totaal te ontvangen bedrag
• De betalingstermijn

Op grond van de Handelsregisterwet is het verplicht om ook je inschrijvingsnummer bij de kamer van koophandel in de factuur op te nemen. Dat wil zeggen, wanneer je bent ingeschreven.  

Waarom die verplichtingen?
Het systeem van de omzetbelasting is sterk georiënteerd op facturering. Daarom stelt de belastingdienst daaraan hoge eisen. Niet er aan voldoen kan strafrechtelijke gevolgen hebben. Maar ook al valt dat in de praktijk misschien wel mee; er zijn faciliteiten verbonden aan de juiste facturering en aan de juiste administratieve verwerking daarvan. Een belangrijke faciliteit is het terugvragen van omzetbelasting die op kosten drukt; de z.g. voorbelasting. Dat kan alleen wanneer je kostenfacturen voldoen aan de genoemde eisen. Met een goede facturering kun je er aan bijdragen dat je opdrachtgever hiermee niet in de problemen komt. Het betekent ook dat je eisen kunt stellen aan de facturen die je krijgt. Want je recht op voorbelasting is er van afhankelijk. Wees niet benauwd om in winkels en bij andere leveranciers een goede factuur te vragen. 

Het BTW-ID-nummer en het burger-service-nummer
Wanneer je als natuurlijk persoon omzetbelastingplichtig bent is je BTW-identificatienummer gelijk aan je burger-service-nummer, voorafgegaan door 'nl' en meestal gevolgd door B01. Het nummer heeft in Nederland in totaal 14 posities: bij voorbeeld Nl.123456789.B01. Het burger-service-nummer heette vroeger "sofinummer". De toevoeging B01 doelt op de eerste of enige onderneming onder dat nummer. Wanneer je om een of andere reden een tweede onderneming naast de eerste hebt, krijgt die de toevoeging B02. Wanneer de ondernemer een vennootschap of maatschap of stichting of BV is, heeft deze een nieuw fiscaal nummer dat niets te maken heeft met persoonlijke burger-service-nummers. Zo'n nummer begint meestal met een 8. In de andere staten in de Europese Unie zijn er ook BTW-ID-nummers. Deze zijn niet op dezelfde wijze opgebouwd als het Nederlandse nummer. Vraag altijd naar het volledige ID-nummer bij een buitenlandse opdrachtgever.

Facturering naar het buitenland
Bij transacties met buitenlandse opdrachtgevers is het vermelden van de BTW-identificatienummers van jezelf en die van je opdrachtgever één van de strenge voorwaarden waardoor je mogelijk over die transactie geen omzetbelasting hoeft af te dragen. Een belangrijk verschil met de binnenlandse factuur is de vermelding van het omzetbelasting-identificatienummer van je opdrachtgever op de factuur. We hebben over het leveren van goederen en diensten over de grens meer geschreven.

Dit alles is een voorwaarde om je levering of dienst met 0% omzetbelasting te mogen verrichten. Een tweede belangrijk verschil is de vermelding "reversed charge" bij de berekening van de omzetbelasting. Die uitdrukking betekent dat de heffing van BTW niet bij jou plaatsvindt, maar verlegd is naar de afnemer.

Een factuur voor vrijgestelde prestaties
Wanneer je een voor de omzetbelasting vrijgestelde prestatie verricht hebt hoef je geen omzetbelasting op de factuur te berekenen. Het is belangrijk dat dit ondubbelzinnig is; je mag niet door een verkeerde omschrijving de indruk wekken dat er misschien toch btw in de factuur zit. Daarom is het aan te raden om de uitdrukking: " vrijgesteld van btw " te gebruiken. 

Soms minder zware factuurverplichtingen 
In enkele gevallen hoeven facturen niet te voldoen aan strenge eisen die we hierboven formuleerden. 

• openbaar-vervoer-bewijzen als treinkaartjes, taxinota's (geen naam, geen btw-berekening)
• benzinebonnen (geen naam, slecht leesbaar) 

De reden voor deze uitzondering is dat de verplichting teveel oponthoud zou geven. Daar staat tegenover dat de betaling moet worden aangetoond met afschrijving van een bankrekening. In dat geval staat dan toch vast dat je de kaartjes of bonnen niet van de straat opgeraapt hebt (na een vervelende ervaring met de belastingdienst worden we wat voorzichtiger). Bij openbaar-vervoerbewijzen geldt dat een overzicht van de OV-chipkaart-transacties bewaard moet blijven, en als het om internet- of creditcardbetalingen gaat, moeten die zichtbaar kunnen worden gemaakt. Lastig, want dat dwingt je om tijdig overzichten op te halen en af te drukken. Wanneer je dit soort bonnen of vervoerbewijzen ontvangt mag je bij uitzondering de daarin begrepen omzetbelasting zelf uitrekenen en terugvragen, mits de betaling vaststaat. Bij benzinebonnen doe je dat alleen wanneer het BTW-bedrag op de bon niet meer leesbaar is. Je gebruikt daarvoor de formule 21/121 van het betaalde bedrag. Het BTW-percentage op brandstof is immers 21%. Het mag alléén over brandstof en autokosten; niet over ijs en snoep. Bij openbaar-vervoer-bewijzen doe je dat met de formule 9/109 van het betaalde bedrag omdat op openbaar vervoer slechts 9% omzetbelasting wordt geheven.  

Facturering over honorarium en kosten

Wanneer je met een opdrachtgever een prijs overeenkomt kan het voorkomen dat je zowel een honorarium afspreekt alsook de vergoeding van reiskosten of andere kosten. De omzetbelasting moet dan over het geheel van vergoedingen in rekening worden gebracht.