Skip to main content

Doorberekenen van kosten op een factuur

Facturering over honorarium en kosten

Wanneer je met een opdrachtgever een prijs overeenkomt kan het voorkomen dat je zowel een honorarium afspreekt als ook vergoeding voor reiskosten of andere kosten. De omzetbelasting moet dan over het geheel van de vergoedingen in rekening worden gebracht. Stel, je hebt een opdracht voor een muurschildering. Je hebt met de opdrachtgever afgesproken dat je daarvoor € 2.000 honorarium exclusief omzetbelasting krijgt, plus vergoeding voor materiaalkosten en reiskosten. Stel dat die materiaalkosten € 230 bedragen en je reiskosten € 190. Je factuur moet dan als volgt opgemaakt worden: 

Factuur . 

Honorarium 2.000 
Materiaalkosten 230 
Reiskosten 190.

Totaal exclusief btw 2.420
Omzetbelasting 21% 508 
Totaal te betalen 2.928 

Kostenberekening zonder omzetbelasting?

Soms zie je dat alleen over het honorarium omzetbelasting wordt gefactureerd en over de in rekening gebrachte kosten niet. Dat mag alleen in uitzonderingsgevallen. Het mag alleen gaan om kosten die de opdrachtgever had moeten maken, maar zijn voorgeschoten door jou als opdrachtnemer. Dat kunnen bij voorbeeld hotelkosten zijn wanneer je hebt moeten overnachten. Het mag echter nooit gaan om kosten die voortvloeien uit de inhoud van je opdracht zelf. De bovenstaande factuur zou er als volgt uit kunnen zien, gesteld dat je bij voorbeeld € 200 extra hotelkosten hebt moeten voorschieten die voor rekening van de opdrachtgever hadden moeten komen: 

Factuur . 

Honorarium 2.000
Materiaalkosten 230
Reiskosten 190 
Totaal exclusief btw 2.420 
Omzetbelasting 21% 508 .

Subtotaal inclusief btw 2.928
Voor u voorgeschoten kosten 200
Totaal te betalen 3.128 

Hoe verwerk je dan de kosten als je ze doorberekent aan een opdrachtgever?

Als je kosten doorberekent aan een opdrachtgever, heb je ze eerst zelf gemaakt. Doorberekende kosten horen dus eerst in je kostenboekhouding te worden opgenomen. Daarna worden ze doorberekend, en horen dan tot de opbrengsten. In bovengenoemde voorbeelden is sprake van materiaalkosten en van reiskosten. De materiaalkosten bedragen € 230. Je hebt daarvoor een factuur ontvangen van € 230 exclusief omzetbelasting. De omzetbelasting bedroeg 21% ofwel € 48,30. Je betaalde dus € 278,30 maar de omzetbelasting vraag je terug, zodat je kostenpost € 230 bedraagt. Je berekent daarom het bedrag van de kosten aan je opdrachtgever door exclusief de teruggevraagde omzetbelasting. Zo ook bij de reiskosten. Stel nu dat je de reiskosten hebt gemaakt omdat je enkele keren met de trein hebt gereisd. Op kosten van openbaar vervoer drukt 9% omzetbelasting. Je hebt voor de trein in totaal € 207,10 uitgegeven; je hebt € 17,10 omzetbelasting teruggevraagd; je kosten bedragen dus € 190 en die bereken je door. Wat je nu zult opvallen is dat op die treinkosten 9% omzetbelasting is teruggevraagd, terwijl je bij doorberekening van die kosten 21% omzetbelasting op de factuur staat. Dat moet omdat het omzetbelastingtarief moet worden toegepast dat geldt voor de hoofdprestatie. Dat is niet erg wanneer de ontvanger van je factuur de omzetbelasting terug kan vragen. Wanneer die dat niet kan, is dat jammer, maar niet anders.

Winst maken op doorberekening van kosten

Wanneer je de kosten voor hetzelfde bedrag doorberekent als het bedrag dat je ervoor uitgegeven hebt, maak je geen winst op die kosten. Maar soms kun je daar wél winst op maken. Dat doet zich bijvoorbeeld voor bij klussers. Die krijgen bij het inkopen van materiaal een afnamekorting van 10%. Die korting houden ze zelf, en de kosten berekenen ze meestal aan de klant door voor 100%. Daar is niets mis mee. Verlies maken op kosten komt ook voor. Vooral bij reiskosten. Reiskosten worden vaak vergoed voor een standaardbedrag van € 0,19 per kilometer. Vooral onderwijsinstellingen hebben daar een handje van. Eigenlijk hoort dit het onderwerp van onderhandeling vooraf te zijn. Wanneer je autokosten per kilometer gemiddeld € 0,40 zijn, zou je bij maken van de afspraken over je opdracht een vergoeding van € 0,40 per kilometer moeten voorstellen. Wanneer je tòch accoord bent gegaan met € 0,19 per kilometer (in bovenstaand voorbeeld dus 1.000 kilometer x € 0,19) bereken je die door, echter verhoogd met 21% omzetbelasting. Je verlies is dan: 1.000 x 0,40 minus 1.000 x 0,19, ofwel € 210. 

Moet ik de kostenfacturen afgeven aan de opdrachtgever?

Nee, de kosten die je maakt zijn jóuw kosten, en die zul je zelf moeten verantwoorden voor de belastingdienst. Er zijn opdrachtgevers die originele bonnen en nota's van je verlangen. Ook hier weer: vooral onderwijsinstellingen doen dit. Weiger dat, en geef desnoods een kopie. Het is achterlijk werkgeversgedrag om originele bonnen te verlangen terwijl je als zelfstandige je werk doet.