Het innen van een vordering

Wanneer je van een klant een bedrag te vorderen hebt en die klant is nalatig in het betalen daarvan heb je een probleem op te lossen. Het innen van een vordering is niet zo makkelijk. Het kost tijd en geld. Vaak kun je de kosten die verbonden zijn aan incasso nog wel op de schuldenaar verhalen, maar daarvoor moet je wel aan een paar formele eisen voldoen.

Betalingstermijn
Wanneer je een factuur of declaratie verstuurt zul je daarin een redelijke betalingstermijn moeten melden. Vaak is dat 7, 14 of 30 dagen. Wanneer je die betalingstermijn niet opneemt in de factuur is het moeilijk om iemand nalatigheid te verwijten.

Herinnering
Vaak wordt niet binnen de door jou aangegeven betalingstermijn betaald. Dat is niet altijd een schande. Iemand kan op vakantie zijn, of een verkeerd banknummer hebben gebruikt. Of de factuur zit nog in de enveloppe, of ligt ergens onder. We hebben hier allemaal wel eens mee te maken. Een herinnering is dan de oplossing. Het is vervelend om er een te krijgen, maar ook wel fijn dat je even geattendeerd wordt op iets wat je vergeten bent. We adviseren een eerste herinnering vriendelijk en zakelijk te formuleren. Dat houdt de relatie gezond. Het is ook niet nodig een tweede betalingstermijn op te nemen. Dat de klant de betalingstermijn heeft overschreden is toch wel duidelijk, en wie fatsoenlijk is betaalt meteen of neemt contact op. Een voorbeeld: 

‘Ik heb je op … datum … een factuur gestuurd voor een totaalbedrag van € ………. Ik heb nog geen betaling ontvangen. Ik zou het op prijs stellen wanneer je dit bedrag spoedig overmaakt. Wanneer dat een probleem oplevert; wil je dan even contact met me opnemen?’

Tweede herinnering
Wanneer je klant na de herinnering niet heeft gereageerd, noch heeft betaald, en je hebt er nog eens een week op zitten wachten is het tijd voor een nieuwe actie. Het beste is altijd om even te bellen. Een persoonlijke benadering is wat vriendelijker en dat vergroot de kans op snelle betaling. De klant zal zich vaak onmiddellijk willen verontschuldigen en zal beloven snel te betalen. In de meeste gevallen werkt dit goed. Wanneer je dit gedaan hebt en er wordt toch niet binnen een week betaald, is het nodig dat je een tweede betalingsherinnering stuurt. Ons advies is dat nog steeds zakelijk en vriendelijk te doen. Maar wel met iets extra’s: het begin van het aankondigen van incassomaatregelen als er nu niet iets gebeurt. Een voorbeeld: 

‘Ik heb je op … datum … een factuur gestuurd voor een totaalbedrag van € ………. Dat bedrag heb ik nog steeds niet ontvangen; ook niet na mijn herinnering van … datum …. Ik vraag je nu met klem mijn factuur binnen een week te voldoen, of met mij kontakt op te nemen als er iets is dat betaling in de weg staat. Ik moet je er op wijzen dat ik je in mijn volgende herinnering, als die nodig is, in gebreke zal stellen en dat vanaf dat moment incassokosten zullen worden berekend.’

Het kan allemaal veel harder, maar wij gaan er van uit dat in de meeste gevallen van nalatigheid er geen sprake is van kwade wil, maar van onzorgvuldigheid of bijzondere omstandigheden. Nog geen reden om je klant meteen de oorlog te verklaren. Wees duidelijk en strak, maar verpest de relatie niet.

In gebreke stelling
Het in gebreke stellen is in feite tegen je schuldenaar zeggen dat je er genoeg van hebt en dat je nu met dwangmiddelen je vordering gaat innen en dat alle kosten daarvan voor rekening van hem of haar komen. Voorbeeld:

'Ik constateer dat je ondanks mijn herinneringen niet binnen een redelijke tijd je schuld aan mij hebt voldaan. Je bent nalatig en ik stel je daarvoor nu in gebreke. Ik verlang nu betaling van mijn vordering binnen drie dagen vanaf heden. Ik stel je voorts aansprakelijk voor alle kosten die verbonden zijn aan de incasso van mijn vordering, daaronder begrepen de kosten van deurwaarder, correspondentie, juridische bijstand, recherche, beslaglegging en wettelijke rente voor handelstransacties. Mijn vordering op jou bedraagt nu: € ............... Dit bedrag bestaat uit de hoofdsom van € .......... en uit de volgende kosten die ik inmiddels heb moeten maken: € ............. ' enzovoorts. 

Wettelijke rente
De wettelijke rente is een door de overheid vastgesteld rentepercentage dat gebruikt wordt voor het bepalen van schuldvorderingen. Dit percentage verandert regelmatig. De huidige wettelijke rente voor handelstransacties bedraagt 8%. Voor langlopende vorderingen is het handig om ook oude percentages te weten. Daarvoor hebben we een artikel Wettelijke rente rente opgenomen.  Je kunt in je aanmaningen het bedrag van de wettelijke rente opnemen. Het is dan wel aan te bevelen dat je daarbij vermeldt dat die rente geldt tot aan de datum van de aanmaning, en dat bij verdere overschrijding van de betalingstermijn opnieuw wettelijke rente wordt berekend. Mocht de incasso voor de rechter komen, bij voorbeeld door toedoen van je deurwaarder, dan zal de rechter de wettelijke rente opnieuw uitrekenen en definitief vaststellen. 

Deurwaarder
Ook de kosten van de deurwaarder kun je na in-gebreke-stelling in rekening brengen. Het is de deurwaarder zelf die deze kosten daadwerkelijk zal verhalen op de schuldenaar. De incassokosten zijn wettelijk aan een maximum bebonden, namelijk 15% van de vordering. Wanneer je een vordering hebt van € 363 inclusief omzetbelasting, mogen de incassokosten die je vergoed wilt hebben maximaal € 54,45 bedragen. Niet veel. Wanneer je zelf de incassokosten doorberekent tot dat maximum, en je schakelt daarna de deurwaarder in, heb je een grote kans dat je de kosten van de deurwaarder zelf betaalt. Het is niet anders. Wanneer een deurwaarder geen gat ziet in de inning zal hij of zij daar tijdig melding van maken, opdat je niet voor onnodige kosten komt te staan. Wijzelf werken met deurwaarder Kuijpers in Arnhem en dat bevalt ons uitstekend.

Correspondentie
Wanneer je in verband met de nalatigheid brieven moet schrijven of moet telefoneren, mag je de kosten daarvan eveneens in rekening brengen. Het schrijven van herinneringen en aanmaningen valt daaronder. Dit geldt echter alleen voor de correspondentie na de in-gebreke-stelling. Immers, pas vanaf dat moment heb je je schuldenaar aansprakelijk gesteld voor de kosten van diens nalatigheid. Maar ook hier geldt weer dat het maximum van de invorderingskosten wettelijk 15% van de vordering bedraagt.