Privacy

Hoe gaan we om met je persoonsgegevens, wat kan je van ons verwachten en wat vinden wij hierbij van jou belangrijk.

Aanleiding
Wanneer je cliënt bent bij Beeldrijk VOF verwerken we gegevens van jou. Die gegevens zijn soms algemeen, maar vaak gaat het om persoonlijke gegevens. Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) omschrijven we wat we precies doen met deze gegevens.

In het kort
Vanaf het eerste contact met Beeldrijk VOF hebben wij gegevens van je genoteerd. Wanneer we bijvoorbeeld advies geven, je aangifte omzetbelasting of je aangifte inkomstenbelasting maken hebben we onder andere je BSN nummer, geboortedatum en al je relevante financiële gegevens gebruikt. (Privé en wellicht zakelijk.) We zorgen er goed voor dat deze gegevens beschermd zijn en alleen worden ingezet voor het doel waarvoor jij ze verstrekt hebt. Wanneer je niet meer van onze diensten gebruik maakt, heb je ook het recht dat we je gegevens vernietigen. Dat doen we na de voor ons wettelijke bewaartermijn. 

Privacy
Beeldrijk VOF hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. Hieronder willen we helder en transparant informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Beeldrijk VOF houdt zich in alle gevallen aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn verderop beschreven in dit privacybeleid;
• Het verwerken van persoonsgegevens beperken tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn bestemd;
• Vragen om uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van je rechten omtrent de verwerking van persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Beeldrijk VOF zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons Privacybeleid vragen hebt, bel dan gerust.

Verwerking van persoonsgegevens van cliënten waarvoor we de aangifte inkomstenbelasting opstellen of incidenteel advies geven.
 
Persoonsgegevens van cliënten worden door ons verwerkt met het doel om:

• De aangifte inkomstenbelasting op te stellen
• De aangifte omzetbelasting te controleren of op te stellen
• De aangifte schenkbelasting op te stellen
• De aangifte erfbelasting op te stellen
• Advies te geven over hiermee samenhangende onderwerpen
• Advies te geven over je financiële toekomst
• Advies te geven over de administratieve en financiële organisatie van je onderneming
• Onze nieuwsbrief te verstrekken;
• Onze facturatie en financiële administratie uit te kunnen voeren

Grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is:

• De opdrachtbevestiging

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Beeldrijk VOF de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Gebruikte algemene persoonsgegevens

• Naam/voorletter/tussenvoegsel
• Adres
• Postcode
• (Woon)Plaats
• Land
• Telefoonnummers
• E-mailadressen
• Geslacht
• Geboortedatum
• Overlijdensdatum
• Burgerlijke staat
• Werkzaam bij organisatie

Gebruikte bijzondere persoonsgegevens

• Gegevens benodigd voor de aangifte inkomstenbelasting waaronder:
• Gegevens over inkomen, gegevens over vermogen, zorgkosten, toeslagen en aanslagen
• Gegevens kinderen en partner
• BSN-nummer

Je persoonsgegevens worden door Beeldrijk VOF opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Bewaartermijn: Gedurende de periode dat er werkzaamheden voor de cliënt worden uitgevoerd en de wettelijke termijn van 10 jaar daarna. (fiscaal boekjaar + aangifte termijn + uitstel + wettelijke 7 jaar bewaartermijn). Deze termijn wordt verlengd met 5 jaar wanneer er sprake is van zakelijk onroerend goed conform de wettelijke eisen.

Aanvullende 'verwerkersovereenkomst' nodig?
We krijgen af en toe de vraag of er niet nog een  'verwerkersovereenkomst' nodig is tussen Beeldrijk VOF en een cliënt. Dit omdat wij zien dat jij meneer x en mevrouw y behandelt doordat de door jou verstuurde facturen terug te vinden zijn in je administratie. Nee, dit is niet nodig omdat Beeldrijk VOF vanuit de wetgeving gezien wordt als 'verwerker' en jij als behandelaar ook gezien wordt als 'verwerker'. Hierdoor hoeft er geen overeenkomst tussen ons gesloten te worden. Jij en wij dragen al dezelfde verplichtingen vanuit de privacywetgeving. Pas wanneer je een opdracht zou verlenen aan een partij die geen 'verwerker' is, zoals een drukkerij is een 'verwerkersovereenkomst' nodig.

Verwerking van persoonsgegevens van cliënten waarvoor we de aangifte loonbelasting opstellen.
Persoonsgegevens van cliënten worden door ons verwerkt met het doel om:

• De aangifte loonbelasting op te stellen

Grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is:

• De opdrachtbevestiging
• Arbeidsovereenkomst tussen opdrachtgever en de werknemer

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Beeldrijk VOF de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Gebruikte algemene persoonsgegevens

• Naam/voorletter/tussenvoegsel
• Adres
• Postcode
• (Woon)Plaats
• Land
• Telefoonnummers
• E-mailadressen
• Geslacht
• Geboortedatum
• Overlijdensdatum
• Burgerlijke staat
• Werkzaam bij organisatie

 Gebruikte bijzondere persoonsgegevens

• Salarisinformatie
• Kopie paspoort
• Bankgegevens
• Indiensttredingsdatum
• BSN-nummer

Je persoonsgegevens worden door Beeldrijk VOF opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Bewaartermijn: Gedurende de periode dat er werkzaamheden voor de cliënt worden uitgevoerd en de wettelijke termijn van 10 jaar daarna. (fiscaal boekjaar + aangifte termijn + uitstel + 7 jaar bewaartermijn).

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers.
Persoonsgegevens van medewerkers worden door Beeldrijk VOF verwerkt met het doel om:

• De aangifte loonbelasting op te stellen
• Een personeelsdossier bij te houden

Grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is:

• Arbeidsovereenkomst tussen werknemer en Beeldrijk VOF

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Beeldrijk VOF de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Gebruikte algemene persoonsgegevens

• Naam/voorletter/tussenvoegsel
• Adres
• Postcode
• (Woon)Plaats
• Land
• Telefoonnummers
• E-mailadressen
• Geslacht
• Geboortedatum
• Overlijdensdatum
• Burgerlijke staat
• Werkzaam bij organisatie

 Gebruikte bijzondere persoonsgegevens

• Salarisinformatie
• Kopie paspoort
• Bankgegevens
• Indiensttredingsdatum
• BSN-nummer

De persoonsgegevens worden door Beeldrijk VOF opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Bewaartermijn: Gedurende de periode dat de werknemer in dienst is van Beeldrijk VOF en daarna maximaal de wettelijke bewaartermijn van 2 jaar. De gegevens voor de wettelijke verantwoording in verband met de fiscale aangiften; de wettelijke termijn van 10 jaar daarna. (fiscaal boekjaar + aangifte termijn + uitstel + 7 jaar bewaartermijn).

Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft verstrekken wij niet aan derde partijen indien dit niet noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het elektronisch indienen van belastingaangiften en hiermee samenhangende werkzaamheden;
• Het informeren van de belastingdienst wanneer er vragen worden gesteld;
• Het uitbesteden van de aangiften loonbelasting;
• Het deponeren van gegevens bij de Kamer van Koophandel.(Wanneer dit verplicht is)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie of de FIOD in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Zonder je toestemming verstrekken wij niets.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van je te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Beeldrijk VOF van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Hieronder vallen ook de gegevens uit je administratie, zoals namen en gegevens van opdrachtgevers van onze cliënten;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Ons gebouw, waar de gegevens worden bewaard, is fysiek beveiligt;
• We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens wanneer deze verzonden worden naar de belastingdienst en de kamer van koophandel;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Ook heb je het recht om de door jouw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor geven aan je verzoek.

Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Wanneer je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als je naar aanleiding van ons Privacybeleid nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op!